Procédure de certification

Version 5

Cette procédure fixe l'usage de la plateforme BestCertifs (https://www.bestcertifs.com) et de ses services associés. Elle précise également le déroulé de toutes les étapes de votre processus de certification.

En acceptant cette procédure vous acceptez explicitement de respecter et d'adhérer à tout son contenu.

0.1- Termes employés

• Appel: demande d'un Demandeur, d'un candidat ou d'une personne certifiée de reconsidérer toute décision prise par l'organisme de certification concernant la certification visée
• Candidat: Demandeur qui satisfait à des prérequis spécifiés et est admis au processus de certification
• Certificat: document émis par un Organisme de Certification indiquant que la personne désignée satisfait aux Exigences de Certification
• Clean Desk: correspond à un espace de travail (table, bureau, ...) sur lequel ne se trouve rien d'autre que l'ordinateur du Candidat, et aucun document à portée de main du Candidat
• Compétence: aptitude à mettre en pratique des connaissances et un savoir-faire pour obtenir des résultats escomptés
• Demandeur: personne qui a soumis une candidature en vue de son admission à un processus de certification
• Examen: Dispositif d'évaluation permettant de mesurer la Compétence d'un Candidat par un ou plusieurs moyens tels que épreuves écrites, orales, qcm, pratiques d'observation
• Exigences de Certification: ensemble de connaissances à détenir pour recevoir ou maintenir un Certificat après passage d'un Examen
• Organisme de Certification: entreprise autorisée à délivrer des Certificats
• Organisme Préparateur: organisme de formation qualifié par BestCertifs pour pouvoir préparer le Candidat à la Certification visée
• Page de description de la Certification: page contenant les détails de la Certification visée. Chaque Certification est décrite par une page complète contenant à minima l'objectif de la certification, les pré-requis et les Compétences nécessaires pour recevoir le Certificat en cas de réussite à l'Examen. Ces détails sont accessibles sur le site https://www.BestCertifs.com ou sur le site de France Compétences.
• Période de passage de l'examen: période de temps pendant laquelle le Candidat doit réaliser sa certification. Les activités que le Candidat à réaliser (quiz, compositions, soutenances, etc) doivent toutes être réalisées avant la fin de période de passage de l'examen;
• Plainte: expression d'insatisfaction émise par une personne ou un organisme à l'organisme de certification, relative aux activités de cet organisme ou d'une personne certifiée, à laquelle une réponse est attendue
• Processus de Certification: activités nécessaires par lesquelles un Organisme de Certification établit qu'une personne répond aux Exigences de Certification, y compris la candidature, l'évaluation, la décision de certification, de renouvellement et d'utilisation des logos/marques de la Certification

0.2- Objectif de votre Certification

Vous êtes sur le point de vous certifier à un programme de Certification de BestCertifs et nous vous en remercions. L'objectif de cette certification est de valider un corpus de connaissances conforme à la description de la Certification. Ce programme et les compétences associées figurent dans la Page de Description de la Certification.

BestCertifs délivre des Certificats en application des exigences de la norme ISO/IEC 17024:2012 traitant des organismes de certification de personnes. Cette norme est complétée par la présente procédure.

0.3- Obligations des utilisateurs des services de BestCertifs

La personne physique certifiée s'engage explicitement, en acceptant cette procédure, à:

• respecter toutes les règles liées à sa Certification, et dont les spécificités sont listées dans la Page de Description de la Certification
• ne pas divulguer de documents d’examen ni le contenu de ceux-ci, même partiellement, et ce, par quelque moyen que ce soit et à qui que ce soit
• reconnaitre avoir pris connaissance du document relatif aux Conditions Générales de Vente ainsi que des règles d’utilisation logo et marque de BestCertifs
• ne pratiquer aucune fraude ou tentative de fraude lors des examens de certification
• fournir toutes les informations exactes et nécessaires à la recevabilité de sa candidature ainsi qu’à l’évaluation de ses compétences 
• fournir tout document lié à sa Certification le cas échéant
• faciliter la mission des Surveillants mandatés par BestCertifs pour surveiller le déroulement de l'Examen
• communiquer, à la demande de BestCertifs, tout document utile à l'exercice de la mission de Certification
• régler le montant figurant dans la Page de Description de la Certification et correspondant au prix de la Certification
• faire référence à la Certification uniquement pour les missions qu'elle réalise en son nom propre
• prévenir au plus vite BestCertifs de toute modification de son statut juridique entrainant une évolution des responsabilités vis-à-vis de la Certification et notamment, de toute cessation temporaire ou définitive d'activité concernée par la Certification (par mail sur contact@bestcertifs.com)
• informer BestCertifs, sans délai, des éléments qui peuvent affecter la capacité de la personne à continuer à satisfaire aux exigences de la certification (par mail sur contact@bestcertifs.com)
• se conformer aux dispositions applicables du Dispositif Particulier de Certification en vigueur
• ne faire appel qu'en lien avec le périmètre de la certification octroyée
• ne pas utiliser sa certification d'une façon qui puisse nuire à la réputation de BestCertifs
• ne faire aucune déclaration concernant la certification que BestCertifs puisse juger trompeuse ou non autorisée
• cesser, dès la suspension ou le retrait de sa certification, de faire état de cette certification en faisant référence à BestCertfis ou à la certification elle-même
• ne pas utiliser le certificat de façon trompeuse
• le candidat accepte l'éventuelle présence d'un observateur au cours de l'examen
• le candidat accepte que la session d'examen soit enregistrée
• le candidat certifié accepte d'être contacté à des fins d'analyse de l'usage de la certification et de son adéquation avec les besoins du marché
• le candidat certifié accepte d'être contacté à des fins d'amélioration de la certification et de son dispositif

Certaines de nos certifications sont également inscrites au Répertoire Spécifique de France Compétences.

1.1- Dossier de candidature

1.1.1- Demande de dossier de candidature

La demande de Certification se fait automatiquement en fin de formation ou sur demande auprès de votre organisme de formation.

Le Candidat doit fournir, à cette étape, la copie électronique des pièces indiquées en fonction de la Certification choisie:

• Copie électronique d'une pièce d'identité (passeport, permis de conduire, carte d'identité);
• Coordonnées électronique et téléphonique;
• D'autres documents le cas échéant et mentionnés dans la Page de Description de la Certification

Le cas échéant, le Candidat a la possibilité de déclarer dans les limites du raisonnable, une prise en compte de ses besoins sans compromettre l’intégralité de l’évaluation (accessibilité par exemple).

Toute modification des coordonnées personnelles devra être signalée au plus tôt à BestCertifs par mail sur contact@bestcertifs.com.

Le Candidat s'engage à respecter les exigences de Certification et à fournir toute information nécessaire à son évaluation.

1.1.2- Validation du dossier de candidature

BestCertifs vérifie alors tous les éléments apportés au dossier et dispose d'un délai de 4 jours ouvrés pour prononcer l'éligibilité de la candidature.

Si des éléments manquent au Dossier de candidature, une demande complémentaire est envoyée au Candidat. Le délai de réponse est alors remis à zéro.

Dans le cas contraire, le Candidat reçoit alors un email de confirmation pour pouvoir passer l’examen.

1.2- Organisation des épreuves

1.2.1 Vérifications techniques et matérielles préalables

Le Candidat doit vérifier les contraintes techniques et matérielles nécessaires au passage de l'Examen  : ces conditions sont détaillées dans la Page de Description de la Certification.

En cas de difficultés liées au test de la configuration matérielle et logicielle, le Candidat peut joindre BestCertifs au numéro 01 88 61 04 52 ou par mail sur contact@bestcertifs.com.

Le Candidat doit s'assurer, avant l'examen:

• Du fonctionnement correct de sa webcam, de son microphone et de ses haut-parleurs intégrés
  
• Avoir installé Safe Exam Browser sur son ordinateur (https://safeexambrowser.org/download_en.html). Merci de vérifier la compatibilité de votre matériel avec ce navigateur sécurisé, indispensable au passage de votre examen;
• De la suffisance de son débit internet avant l'examen: le débit minimum doit être de 1MBps à l'aide de ce site: https://fast.com/fr/
  

Si le candidat ne vérifie pas les contraintes techniques et matérielles avant la fin de sa période d'examen, et qu'il soit dans l'impossibilité de finaliser son examen avant cette date, le Candidat devra payer un nouveau passage.

1.2.2- Envoi des convocations

Une convocation est envoyée par mail au plus tard 10 (dix) jours avant la date de début de l’Examen, incluant les conditions matérielles et logicielles minimum à respecter (voir Page de Description de la Certification).

1.2.3- Déroulement de l'épreuve

1.2.3.1- Méthode d'évaluation

Le dispositif de certification des compétences s'appuie sur :

- un Questionnaire à Choix Multiple (QCM),

- selon les cas, des questions ouvertes et des documents à produire et à soutenir sur la plateforme.

Le nombre de questions et le pourcentage attendu de bonnes réponses pour être recevable est disponible sur la Page de Description de la Certification.

Les questions du QCM testent les connaissances acquises conformément à la Page de Description de la Certification.

Selon les cas, une soutenance est à enregistrer directement sur la plateforme de BestCertifs, ainsi que les documents à produire le cas échéant (présentation par exemple)

1.2.3.2- Environnement requis pour l'examen

• La même pièce d'identité fournie au moment de la candidature, qui devra être uploadée sur la plateforme
• Une pièce suffisamment éclairée pour que la soutenance enregistrée soit de bonne qualité visuelle (le cas échéant)
• Un micro de bonne facture, afin que la soutenance enregistrée soit de bonne qualité audio

1.2.3.4- Déroulé de l'examen

Le Candidat doit finaliser sa certification entre deux dates, précisées dans la Convocation au dit examen.

Si le Candidat ne finalise pas son examen au terme de cette période, le Candidat devra payer un nouveau passage. En cas d'absence justifiée (certificat médical, tout autre document jugé recevable par BestCertifs), le Candidat pourra planifier un nouveau passage de la Certification gratuitement, dans les 3 mois suivants la date de passage initialement prévue.

En cas d'absence injustifiée, il sera alors nécessaire de payer un nouveau passage d'examen.

L'Examen se déroule comme suit:

• L'examen de certification d'une durée spécifiée sur la Page de Description de la Certification, se déroule en distanciel sur une plateforme d'apprentissage.
• Il est constitué par :
  • le passage d'un questionnaire de connaissance à choix multiple constitué de questions fermées
  • le cas échéant, la réalisation contenus rédigés pour formuler des préconisations et des directives relatives à l'étude de cas et de son contexte ;
  • le cas échéant, l'enregistrement au format vidéo (à la manière d'une soutenance) des contenus rédigés; ces vidéos ont une durée de 2 à 10 min maximum pour chaque contenu

Consultez également la Page de Description de la Certification (https://www.bestcertifs.com).

1.2.3.5- Abandon de l'Examen

Si le Candidat, pour quelque raison que ce soit, ne termine pas son Examen, il sera enregistré en l'état à la date de fin d'examen. Le score obtenu sera calculé en fonction des questions répondues; toutes les questions non répondues étant considérées fausses.

L'abandon de l'Examen en cours de session ne peut donner lieu à remboursement ; par contre, les conditions d'un second passage sont réunies tel qu'explicité §1.2.3.6, et notamment la réduction liée à un second passage de la même certification.

1.2.3.6- Echec à l'examen

En cas d'échec à l'examen, un 2nd passage peut être proposé avec une remise de 25% du prix public. Ce second passage doit être réalisé entre 2 mois minimum et 4 mois maximum suivant le premier passage.

Au-delà du délai maximum de 4 mois, ou dans le cas où le Candidat échoue une seconde fois à l'examen, il devra attendre une année (à la date du premier passage) avant de pouvoir refaire une tentative, et devra payer le prix complet de la Certification.

En cas d'absence justifiée (certificat médical, tout autre document jugé recevable par BestCertifs), le Candidat pourra planifier une nouveau passage de la Certification gratuitement, dans les 3 mois suivants la date de passage initialement prévue. 

En cas d'absence injustifiée, le coût de la Certification sera à régler à nouveau en totalité. 

Le Candidat ne pourra réaliser que deux passages de la Certification en une année glissante.

1.2.3.7- Suspicion de fraude amenant l'annulation de l'Examen

Un contrôle de plagiat sera effectué sur les contenus rédigés. Si le taux de plagiat (par exemple www.scribbr.fr) est supérieur à 70%, l'examen est automatiquement annulé et une notification d'annulation est envoyée au candidat. Le candidat s'il souhaite passer à nouveau sa certification, devra payer un nouvel examen plein tarif.

Si lors du second passage, il est détecté un nouveau cas de plagiat, le candidat ne pourra passer de certification qu'au bout de 3 ans à partir du dernier passage d'examen.

1.2.4- Demande de report de la session d'Examen

Une session d'Examen réservée par un Candidat peut être reportée avec un montant forfaitaire figurant dans la Page de Description de la Certification. Ce forfait couvre les frais de report si la demande de report est parvenue à BestCertifs par mail au moins 5 jours ouvrés avant la date de l’examen.

Dans le cas où la demande de report de session d'Examen serait reçue à plus de 5 jours ouvrés de la date d’Examen, les montants perçus ne seraient pas remboursés. Une nouvelle date de session serait définie et un nouvel examen serait facturé.

1.3- Attribution du Certificat

1.3.1- Admissibilité

La Page de Description de la Certification précise le niveau de score attendu à l'Examen de certification, ainsi que le temps disponible et le nombre de questions du QCM pour obtenir la Certification.

La décision de délivrer la Certification est prise par le Responsable de la Certification sous 15 jours. En cas de succès le Certificat est envoyée par email au Candidat.

1.3.2- Appel du résultat

En cas de contestation du résultat, le Candidat peut formuler un Appel en envoyant un mail à contact@bestcertifs.com au maximum dans les 15 jours calendaires suivant la certification.

La procédure d'appel est disponible sur le site www.bestcertifs.com.

Il est demandé au Candidat de noter dans ce mail l'ensemble des raisons qui l'amènent à penser que le résultat de l'Examen n'est pas conforme à l'attendu.

BestCertifs, après avoir accusé réception de l'appel, se réserve jusqu'à un mois pour fournir une réponse argumentée, envoyée par email au Candidat.

1.3.3- Usage du Certificat

1.3.3.1- Validité

Le Président du Jury, au vu de l’ensemble des avis des membres du jury, décerne ou non la certification au candidat. La certification se matérialise par l'octroi d'un Certificat.

Le Certificat est utilisable durant sa période de validité, indiquée sur le certificat et dans la Page de Description de la Certification.

Le logo ne peut être utilisé que pendant la période de validité du Certificat, précisée dans la Page de Description de la Certification. A l'issue de cette période de validité, toute trace électronique ou physique du Certificat doit être effacée.

Elle pourra être renouvelée dans le cas où le Candidat réalise le renouvellement du Certificat.

1.3.3.2- Information concernant la validité d'un certificat

BestCertifs tient à jour les informations sur les personnes certifiées à l’aide de la liste des personnes certifiés, ou dont la Certification a été résiliée, suspendue et retirée.

La liste des certifiés ou l’information concernant les certifiés est communiqué sur demande auprès de BestCertifs..

1.3.3.3- Suspension et retrait

Le certifié doit cesser, dès la suspension ou le retrait de sa certification, de faire état de cette certification en faisant référence à BestCertfis ou à la certification elle-même.

Peuvent conduire à suspension, les cas suivants : 

• Tout manquement de la part d’une personne certifiée aux règles de ce présent règlement (mauvaise utilisation de sa certification, non-respect délibéré ou non des règles, refus d’apporter des modifications, changement d'employeur ou de métier, etc.)
• Pas de paiement des frais de certification
• Dépôt de plainte avérée à l'encontre de la personne Certifiée
• Non renouvellement de la certification à la date de renouvellement

Le retrait intervient dans les cas suivants :

- Après une suspension : d'une durée n’excédant pas 3 mois, la suspension permet au certifié d'apporter des actions correctives demandées ou de passer le renouvellement faisant défaut dans les délais impartis. Passé ce délai de 3 mois, le certificat est retiré.

- Après une demande de retrait de la part de la personne Certifiée à formuler par mail sur contact@bestcertifs.com

Le Responsable de la Certification valide toute décision de retrait.

Mode opératoire:

• Les personnes certifiées concernées sont averties par email du retrait de leur certificat.
• Dans les autres cas de retrait précités, la personne peut effectuer une nouvelle demande de certification, si elle souhaite à nouveau être certifiée. Le processus et le coût de cette nouvelle certification sont ceux d'une certification initiale

En cas de régularisation de sa situation, le certificat suspendu d'une personne  redeviendra valide après vérification de l'action corrective. Il est de la responsabilité de la personne certifiée d'avertir BestCertifs de la mise en oeuvre de son action corrective.

La personne certifiée peut faire appel de la décision de retrait par mail sur contact@bestcertifs.com. Cependant tant que BestCertifs n'a pas répondu à la notification d'appel, la décision de BestCertifs reste active. BestCertifs dispose d’un mois pour traiter la demande et y répondre.

1.3.3.4- Abandon du Certificat

Une personne certifiée peut demander à ne plus bénéficier de son Certificat; elle en fait la demande par mail sur contact@bestcertifs.com.

Cette demande est irréversible: après les vérifications nécessaires, BestCertifs procédera à l'annulation du Certificat et à l'effacement du Certificat sur la plateforme BestCertifs.

1.3.3.5- Réduction du périmètre de la Certification

BestCertifs ne propose pas de mécanisme de réduction de périmètre de ses certifications.

1.4- Renouvellement du Certificat

Le certificat a une durée de validité précisée dans la Page de Description de la Certification.

Le Certificat devient obsolète au lendemain du jour de fin de validité. Il n'est alors plus possible pour la personne certifiée de faire usage de ce Certificat. Le certificat et son détenteur sont alors automatiquement transférés dans la liste des certificats échus.

Le renouvellement du Certificat doit être réalisé avant la date d'échéance du Certificat en cours.

Le Candidat reçoit, 3 mois avant la date d’échéance de son Certificat, un email l’informant de la nécessité de préparer son Renouvellement.

Le Renouvellement consiste à passer avec succès un examen simplifié. Le processus de re-certification peut prendre jusqu'à un mois.

Les frais liés au renouvellement sont détaillés dans la Page de Description de la Certification.

Le passage de l’examen simplifié suit le même mode opératoire que celui de l’Examen initial, ainsi que la décision de certification.

La date de début du Certificat renouvelé devient la date du lendemain de la date de fin de validité du Certificat précédent.

1.5- Changements liés à la Certification

BestCertifs informera les personnes certifiées des modifications apportées à son programme de certification et les modalités de transition dans le cas où un changement important impacterait la Certification délivrée.

BestCertifs enverra à l’ensemble des personnes certifiées la liste des changements apportés au Programme de Certification, ainsi que les échéances et modalités principales de transition de l’ancien vers le nouveau Programme de Certification.

La vérification de la prise en compte par les personnes certifiées se fera à l'occasion de l'examen de renouvellement. Dans le cas où la transition doit s’effectuer plus rapidement, BestCertifs précisera les modalités spécifiques. Le certifié s’engage à informer BestCertifs de tout changement de situation ou de coordonnées survenu afin de pouvoir être contacté tout au long de sa certification. 

En se certifiant avec BestCertifs, le Candidat accepte toutes les conditions liées à la Certification BestCertifs:

• L'interdiction de faire une copie des questions du QCM, par quelque moyen que ce soit (vidéo, prise de notes, copies d'écran, etc...).
• L'interdiction d'échanger sur les contenus du QCM avec d'autres personnes

Tout contrevenant aux points précédents enfreindrait les règles de la propriété intellectuelle et se verrait immédiatement poursuivi par BestCertifs devant les Tribunaux; le contrevenant se verrait immédiatement retiré de la liste de certifiés de BestCertifs et le certificat retiré, quelque soit le nombre de certifications réalisées par BestCertifs.

Lorsque BestCertifs est tenu par la loi de divulguer des informations confidentielles, la personne concernée sera tenue informée des informations transmises.

3- Règles d'impartialité

3.1- Processus de Certification

Le Processus de Certification est réalisé de façon non-discriminatoire, équitable et impartiale pour tous les Candidats, les demandeurs et personnes certifiées, selon les dispositions exigées par la norme ISO/IEC 17024:2012.

En particulier, si la réalisation d'une formation fait partie des pré-requis de la Certification, le Candidat s'assurera que cette formation fasse partie de la liste des organismes préparateurs qualifiés (liste ici).

3.2- Surveillants

Concernant les examens impliquant une surveillance, les Surveillants intervenant dans l'organisation et la surveillance des Examens ne sont à aucun moment intervenus dans une session de formation associée.

Il n'y a pas de risque de conflit d'intérêt puisque le Surveillant ne réalise pas de session de formation associée à l'examen passé.

4- Publication

La personne Certifiée ne peut pas demander à être supprimé du registre de BestCertifs, à moins d'utiliser le renoncement décrit §1.3.3.4.

5- Utilisation autorisée du Certificat et de la marque BestCertifs

La personne certifiée peut:

• Nommer la marque BestCertifs comme fournisseur de sa certification
• Utiliser le logo de BestCertifs tel qu'il est transmis en même temps que le certificat
  
• Faire un lien avec le site de BestCertifs pour vérifier la validité du Certificat

La personne certifiée NE peut PAS:

• Modifier le logo de BestCertifs de quelque manière que ce soit (forme, couleur, contraste, ...)
• Prendre une partie seulement du logo (partie graphique vs partie texte)
• Faire mention du Certificat alors que celui-ci n'est plus valable (date de validité dépassée, Certificat retiré du catalogue de BestCertifs, ...)
• Mentionner qu'elle a été certifiée pendant une période donnée alors qu'elle ne l'est plus
• Utiliser les marques d’accréditation accordées à Bestcertifs

6- Dépôt d'une plainte

Le demandeur, la personne certifiée, le Candidat ou un utilisateur de la plateforme peut saisir BestCertifs par mail sur contact@bestcertifs.com , pour toute plainte relative aux règles énoncées dans cette Procédure de Certification.

La procédure de plainte est disponible sur le site www.bestcertifs.com.